5 powszechnych nieporozumień dotyczących archiwizacji poczty email

W tym krótkim artykule rzucimy światło na 5 najczęstszych nieporozumień dotyczących archiwizacji maili i wyjaśnić wartość, jaką stanowi ona dla każdej organizacji.

• PIERWSZY BŁĄD: PRZY KORZYSTANIU Z KOPII ZAPASOWYCH NIEPOTRZEBNE JEST DODATKOWE OPROGRAMOWANIE DO ARCHIWIZACJI

Kopie zapasowe przechowują informacje i dane systemowe w regularnych odstępach czasu (np. co 24 godziny), zapisując je zwykle na krótkie lub średnie odstępy czasu. Są one przede wszystkim środkiem odzyskiwania po awarii. Należy pamiętać, że wszelkie dane utracone między dwoma punktami przechowania nie będą zdatne do ponownego użytku oraz mogą zostać zmodyfikowane.

Dzięki profesjonalnemu rozwiązaniu do archiwizacji poczty elektronicznej, kopie wszystkich wiadomości wraz z załącznikami są bezpiecznie przechowywane przez wiele lat w oryginalnej, łatwej do odzyskania i stale dostępnej formie. Ponieważ po umieszczeniu maili w archiwum nie jest możliwe utracenie lub manipulowanie wiadomościami, archiwizacja może pomóc firmie w spełnieniu wymogów ustawowych i regulacyjnych dotyczących przechowywania danych.

•  DRUGI BŁĄD: OBECNA USŁUGA POCZTY E-MAIL ZAPEWNIA JUŻ ODPOWIEDNIE OPCJE PROFESJONALNEJ ARCHIWIZACJI

Zintegrowane opcje archiwizacji proponowanych przez większość dostawców poczty elektronicznej nie mogą równać się z zakresem funkcji i cech oferowanych przez profesjonalne oprogramowanie do archiwizacji.

Natywne opcje archiwizacji rzadko obsługują tworzenie archiwum odpornego na manipulacje lub pozwalają na zarządzanie nim niezależnie od używanej platformy email – dwóch podstawowych wymagań dotyczących bezpieczeństwa.

• TRZECI BŁĄD: ARCHIWIZACJA JEST KOSZTOWNA I GENERUJE WIĘCEJ PRACY ZESPOŁOM IT

Koszt obsługi profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji jest niski, ponieważ jest dostosowany do rzeczywistej liczby wymaganych licencji użytkowników. Ponadto, profesjonalne oprogramowanie zapewnia cały szereg korzyści, a początkowe nakłady szybko się amortyzują.

Przykładowo, zaawansowane opcje samoobsługi oznaczają, że rozwiązanie do archiwizacji poczty może umożliwić użytkownikom samodzielne wyszukiwanie potrzebnych wiadomości bez konieczności zwracania się do administratora IT. Zarówno pracownicy, jak i inżynierowie IT oszczędzają cenny czas, który można wykorzystać w lepszy sposób.

• CZWARTY BŁĄD: ARCHIWIZACJA JEST POTRZEBNA TYLKO W ŚCIŚLE REGULOWANYCH SEKTORACH PRZEMYSŁU

W wielu krajach przedsiębiorstwach firmy są prawnie zobowiązane do przechowywania krytycznych danych biznesowych – w tym wiadomości mailowych i załączników – zgodnie z określonymi wymogami. Zwłaszcza w branżach podlegających regulacjom, takich jak finanse, opieka zdrowotna czy edukacja, wymagania mogą być szczególnie rygorystyczne, co powoduje że rozwiązanie do archiwizacji jest niezbędne.

Nawet jeśli przedsiębiorstwo nie podlega ustawowym przepisom dotyczącym przechowywania danych, rozwiązanie do archiwizacji jest nadal ważne, ponieważ profesjonalna archiwizacja oferuje korzyści wykraczające daleko poza zgodność z wymogami. Wiadomości zawierają wiele informacji o krytycznym znaczeniu dla organizacji, które wymagają ochrony, nawet jeśli nie są objęte żadnymi przepisami prawnymi. Oprócz korespondencji biznesowej, maile mogą zawierać oferty, umowy, faktury i dane dotyczące sprzedaży, a nawet niejawne informacje o wewnętrznych przepływach pracy czy finansach. Mogą one być istotne dla firmy nawet przez kilka lat, powinny więc zostać zarchiwizowane. Zamiana wiadomości email na system archiwizacji może również odciążyć serwery poczty, jednocześnie zmniejszając ilość pracy zespołów IT, jeśli użytkownicy będą mogli samodzielnie uzyskać dostęp do archiwów. Ponadto, archiwa wiadomości mogą zawierać dowody, które będą pomocne w postępowaniach karnych lub wewnętrznych sprawach dotyczących zgodności.

• PIĄTY BŁĄD: ARCHIWIZACJA WIADOMOŚCI EMAIL NIE JEST ZGODNA Z PRYWATNOŚCIĄ DANYCH

Ponieważ profesjonalne archiwum przechowuje bezpieczne kopie wszystkich wiadomości przez kilka lat, może stanowić krytyczne wsparcie dla wewnętrznych zespołów badawczych podczas wyszukiwania starszych treści maili, audytów zgodności, audytów biznesowych i podatkowych, a nawet tworzyć dowody do wykorzystania w postępowaniu karnym.

Biorąc to pod uwagę, od pewnego czasu uwaga skupia się na ochronie danych osobowych w świecie cyfrowym (prywatność danych). Najpóźniej od czasu wejścia w życie RODO w UE, prywatność danych stała się przedmiotem coraz większej uwagi także w krajach pozaeuropejskich. Zasadniczo przepisy dotyczące prywatności zabraniają długoterminowego przechowywania danych osobowych - często znajdujących się w wiadomościach e-mail - chyba że dane te są wykorzystywane w określonym, wcześniej zadeklarowanym celu.

Jednak archiwizacja poczty e-mail i prywatność danych są z pewnością możliwe do pogodzenia. Profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji może wykorzystywać wstępnie zdefiniowane zasady przechowywania i reguły usuwania, aby usuwać maile ze skrzynek pocztowych i archiwów po osiągnięciu maksymalnego ustawowego okresu przechowywania. W ten sposób korzyści płynące z archiwizacji mogą być wykorzystywane bez obawy o naruszenie obowiązujących przepisów dotyczących prywatności danych.

Podsumowując - archiwizacja poczty e-mail jest koniecznością.

Korporacyjne błędne przekonania na temat archiwizacji wiadomości oznaczają, że tematowi temu nie poświęca się należytej uwagi. Tymczasem archiwizacja poczty elektronicznej odgrywa kluczową rolę, jeśli chodzi o przechowywanie istotnych informacji i dokumentów biznesowych oraz przestrzeganie przepisów dotyczących prywatności danych. Ostatecznie, poczta elektroniczna jest i pozostanie pierwszym kanałem komunikacji, zwłaszcza w świecie biznesu.

Doskonałym narzędziem do archiwizacji w naszej ofercie jest MailStore Software, który umożliwia wydajne zarządzanie dużymi ilościami danych, a także szybkie i wygodne przeszukiwanie i udostępnianie zarchiwizowanych wiadomości.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o rozwiązaniu lub bezpłatnie je przetestować, skontaktuj się z Damianem Malinowskim, który jest opiekunem tego rozwiązania w porfolio Bakotechu.