Pięć praktyk pomocnych w archiwizacji maili

Obecnie na świecie ponad 4 miliardy ludzi codziennie wysyła i odbiera e-maile. Jeśli są  to wiadomości związane z pracą, mogą one zawierać poufne dane lub informacje o niezwykle cennym znaczeniu dla firmy. Niektóre z nich mogą zostać nawet wykorzystane jako dowód zgodności z przepisami lub użyte w sprawie sądowej. Z tego powodu archiwizacja e-maili jest już niezbędnym procesem biznesowym.

Jednak nie wszystkie archiwizacje wykonywane są dobrze. Aby maksymalnie wykorzystać tą funkcję, przedstawimy pięć praktyk, które powinna znać każda osoba odpowiedzialna za archiwizację wiadomości w firmie.

Czym NIE JEST archiwizacja?

Archiwizacja e-maili to coś więcej niż tworzenie kopii zapasowych. Podstawowym celem ich tworzenia jest udostępnienie e-maili i zapobieganie przerwom w działaniu przedsiębiorstwa w wypadku awarii. Systemy kopii zapasowych są jednak w ciągłym cyklu wymiany, stare wiadomości są zastępowane nowymi. Pozostawia to luki, ponieważ wszelkie usunięte lub uszkodzone e-maile zostaną utracone po aktualizacji. Archiwizacja natomiast służy do długoterminowego przechowywania wiadomości. Celem jest udostępnianie maili na potrzeby zgodności, audytu i regulacji prawnych. System archiwizacji nie nadpisuje wiadomości, a zamiast tego dodaje je do archiwum. Po zarchiwizowaniu e-maili nie można ich zmienić ani usunąć, co jest ważne dla przestrzegania przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji.

Poznaj przepisy

Jednym z praktycznych zastosowań archiwizacji jest upewnienie się, że organizacja przestrzega przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentacji. Wymagania prawne związane z  pocztą elektroniczną obejmują wiele aspektów archiwizacji, takich jak czas przechowywania, dostępność czy bezpieczeństwo. Wybierając narzędzie, należy upewnić się, czy spełnia ono wszystkie wymagania niezbędne do przestrzegania przepisów obejmujących daną branżę.

Automatyzacja archiwizacji

Przechowywanie, ochrona i zarządzanie archiwum poczty elektronicznej, które jest zgodne z przepisami, może spowodować znaczne obciążenie działu IT. Ręczna archiwizacja przychodzących i wychodzących maili wykonywana ręcznie zajmowałaby ogromną ilość czasu. Można jednak uprościć ten proces poprzez automatyzację. Zapewni to natychmiastową archiwizację i przechowywanie wiadomości.

Uproszczenie procesów

Archiwizacja musi być prosta, ponieważ w przeciwnym razie bardzo łatwo o błąd w przestrzeganiu jej zasad. Niektóre rozwiązania są bezpośrednio połączone z klientami poczty elektronicznej. Stając się integralną częścią systemu pocztowego, archiwizacja wiadomości staje się częścią regularnego trybu pracy użytkowników. Ważne jest również, aby rozwiązanie oferowało scentralizowaną kontrolę, która umożliwia administratorom szybkie archiwizowanie, przeszukiwanie i uzyskanie dostępu do treści w całej firmie.

Solidne zabezpieczenia są najważniejsze

E-maile mogą zawierać bardzo wrażliwe dane, dlatego należy stosować wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa. Rozwiązanie do archiwizacji musi wymuszać wielopoziomowe kontrole dostępu oparte na uprawnieniach, aby chronić dostęp do wiadomości. Ponadto zarchiwizowane e-maile powinny być szyfrowane zarówno podczas przechowywania, jak i przesyłania przy użyciu standardowego szyfrowania.

Szybkość ma znaczenie

Nawet małe firmy mogą mieć do przeszukania setki maili. W przypadku większych przedsiębiorstw mogą mieć do znalezienia tysiące wiadomości przechowywanych przez lata. Jeżeli konieczne jest przeszukanie archiwum, narzędzie do archiwizacji musi być szybkie i dokładne.

Bez względu jakie rozwiązanie wybierzesz, musi ono idealnie odpowiadać potrzebom biznesowym i być zgodne z procesami biznesowymi. Musi również być łatwe w użyciu i bezproblemowo współpracować z aplikacjami pocztowymi.

Rozwiązanie MailStore idealnie bazuje na pięciu zasadach szybkiej i bezpiecznej archiwizacji, optymalizując archiwum do spełniania wymagań każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Aby dowiedzieć się więcej, zachęcamy do kontaktu z Damianem Malinowskim, który zajmuje się rozwiązaniem MailStore w naszej firmie.