Redakcja czasopisma „IT Professional” rekomenduje MailStore Server

Archiwizacja wiadomości e-mail to czynność często marginalizowana. W dobie usług komunikacyjnych dostępnych w modelu chmurowym spora część użytkowników nie widzi potrzeby stosowania tego typu rozwiązań. Są jednak i tacy, dla których to absolutny must have.

MailStore Software to niemieckie przedsiębiorstwo z niemal 20-letnim doświadczeniem w produkcji oprogramowania do archiwizacji poczty e-mail. Na przestrzeni ostatniej dekady firma została wchłonięta przez Carbonite, a następnie przez kanadyjski OpenText, pod skrzydłami którego znajduje się do dzisiaj. Od początku istnienia rynkiem docelowym dla MailStore'a byli klienci z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Z upływem lat firma dostosowywała swoje produkty do potrzeb klientów, w szczególności do wymagań regulacyjnych dotyczących ochrony danych osobowych na Starym Kontynencie.

W marcu rozwiązanie MailStore Server zostało gruntownie przetestowane przez niezależnych ekspertów ITprofessional. Testy zakończyły się oceną pozytywną oraz rekomendacją redakcji:

Fragment artykułu:

MailStore Server to kompletne rozwiązanie do archiwizacji poczty, które można efektywnie wdrożyć w ciągu jednego dnia. Najprostsza instalacja to raptem kilka minut, choć należy pamiętać, że w środowisku biznesowym zazwyczaj spełnić trzeba dodatkowe wymagania, choćby w zakresie bezpieczeństwa i integracji z już istniejącymi narzędziami. Możliwości archiwizacyjne dla współczesnych systemów pocztowych obejmują wszystkie najpopularniejsze platformy z pełnym wsparciem dla tych sprzedawanych w modelu konsumpcyjnym SaaS przez wiodących dostawców. Pełna kontrola w zgodzie z rekomendacjami GDPR, a także zapewnienie efektywnych i bezpiecznych sposobów przechowywania poczty wyczerpują listę wymagań stawianych przed tego typu rozwiązaniami. Oczywiście podobnie jak w przypadku innych naszych testów trudno nam oceniać, jak MailStore zachowa się w prawdziwym środowisku produkcyjnym, chroniąc wielomilionowe wolumeny pocztowe. W takich przypadkach pierwszorzędną rolę odegra odpowiedni dobór platformy sprzętowej odpowiadającej za ogólną wydajność. Środowisko laboratoryjne rządzi się jednak swoimi prawami i na tym polu trudno znaleźć jakieś znaczące potknięcia.

FUNKCJONALNOŚĆ

Głównym zadaniem oprogramowania do archiwizacji wiadomości e-mail jest długoterminowe przechowywanie ważnej z punktu widzenia użytkownika korespondencji, w celu łatwej i szybkiej eksploracji. Jest to podstawowa różnica w stosunku do kopii zapasowych, których przywrócenie wymaga nieco większego wysiłku. Powodów archiwizacji może być znacznie więcej – zaczynając od zwykłego pragmatyzmu i chęci odciążenia serwerów pocztowych, przez zapewnienie sobie szybkiego dostępu offline, na wypełnieniu wymagań prawnych kończąc. W każdym z wymienionych przypadków sprawdzi się MailStore Server. W zależności od potrzeb, a także usługi pocztowej, z której korzysta przedsiębiorstwo, MailStore umożliwia realizację zróżnicowanych strategii archiwizacyjnych.

Archiwizacja poczty

Najbardziej kompletnym scenariuszem jest automatyczna archiwizacja wiadomości na poziomie usługi pocztowej. Takie działanie zapobiega chociażby celowemu usunięciu całej lub częściowej komunikacji mailowej przez użytkowników kierujących się często złymi intencjami. W przypadku popularnej usługi MS Exchange wykorzystywany jest journaling, z kolei dla wspieranych przez MailStore’a usług opartych na protokole IMAP, jak chociażby MDaemon, Kerio Connect czy IceWarp, wykorzystywane jest pojedyncze konto, do którego kopiowane są wszystkie wiadomości, aby następnie na podstawie nagłówków przypisać je do konkretnych użytkowników (maildrop). We wszystkich pozostałych przypadkach można wykorzystać darmowy komponent MailStore Gateway, do którego inne serwery pocztowe mogą przesyłać maile do archiwizacji. Może on również pełnić funkcje proxy SMTP oraz POP3, pomiędzy oprogramowaniem klienckim oraz serwerem poczty, tworząc kopie całej korespondencji.

Automatyczny sposób archiwizacji na poziomie serwera spełnia wymagania regulacyjne, gwarantując kompletność archiwum i brak możliwości manipulacji ze strony użytkowników. Takie podejście ma też pewne wady. Archiwizacja przeprowadzona w ten sposób nie odciąży serwera poczty pod względem liczby przechowywanych danych. Archiwum tego rodzaju nie pozwala także na odtworzenie struktury folderów, w których zazwyczaj skategoryzowane są wiadomości. Innym problemem dla tego podejścia jest sytuacja, w której pracownicy przedsiębiorstwa wykorzystują służbowe skrzynki do celów prywatnych. W zależności od legislacji danego kraju archiwizacja takiej korespondencji może być ingerencją w prywatność. Zazwyczaj tego typu problemy rozwiązywane są na poziomie wewnętrznych regulacji i zapisów w umowie o pracę. W opcji automatycznej niemożliwe jest także zarchiwizowanie wiadomości pobranych wcześniej z serwera i przechowywanych lokalnie na poziomie klienta.

Kolejna strategia archiwizacji wspierana przez serwer MailStore bazuje na kopiach wiadomości na poziomie skrzynek indywidualnych użytkowników. Sam proces można zrealizować zarówno w warstwie serwera pocztowego, jak też aplikacji klienckiej, uwzględniając chociażby lokalne pliki PST. Scenariusz ten niestety nie gwarantuje, że pomiędzy kolejnymi cyklami archiwizacji dane nie zostały usunięte lub zmodyfikowane przez użytkowników, przez co trudno rozważać tę strategię jako odpowiednią dla realizacji wymagań regulacyjnych. Niewątpliwą zaletą w tym przypadku jest jednak zachowanie pełnej struktury folderów, w których użytkownicy przechowują pocztę. Po wykonaniu zadania archiwizacji można także wymusić usunięcie wiadomości z serwera, odciążając tym samym zasoby dyskowe. Sam proces można oczywiście zdefiniować w określonych ramach czasowych zarówno w kontekście harmonogramu wykonywania kopii, jak również definiując zakres czasowy, w którym taka operacja nie powinna mieć miejsca. Gdy nie można użyć scentralizowanego harmonogramu na poziomie serwera, możliwe jest także wykonie zadania bezpośrednio na systemie klienckim – ręcznie lub z wykorzystaniem wbudowanego harmonogramu zadań. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać obie z dostępnych metod, spełniając zarówno wymagania regulacyjne, jak i ułatwiając użytkownikom dostęp do zbiorów historycznych.

Przechowywanie

Kolejnym bardzo istotnym zagadnieniem w przypadku rozwiązań tego typu jest sposób przechowywania danych. MailStore standardowo oferuje swoje autorskie rozwiązanie bazodanowe dostępne natychmiast po instalacji. Poza samymi wiadomościami przechowywane są również metadane oraz załączniki. Wbudowana deduplikacja pozwala zaoszczędzić do 70% przestrzeni dyskowej, a pełnotekstowe indeksy wyszukiwania tworzone są na poziomie użytkownika, umożliwiając błyskawiczne przeszukiwanie archiwum. Magazynowane załączniki są również kompresowane, zwiększając dodatkowo efektywność wykorzystania zasobów dyskowych. MailStore oferuje także możliwość dystrybucji archiwum na zasoby dyskowe o zróżnicowanej wydajności, przyspieszając operacje na częściej odczytywanych wiadomościach względem kopii w głębokim archiwum. Ochrona zbiorów odbywa się także za pośrednictwem szyfrowania wykorzystującego algorytmy SHA oraz AES256. MailStore pozwala również na przechowywanie archiwum w zewnętrznych bazach relacyjnych. Wspierane są dwa rozwiązania – MS SQL oraz PostgreSQL. Wsparcie dla darmowego silnika jest szczególnie docenianą właściwością.

Produktywność

Możliwości techniczne MailStore'a w kontekście archiwizacji i efektywnego przechowywania danych to tylko środki do celu, którym jest zapewnienie jak największego komfortu podczas codziennej pracy z archiwum. Dostęp do historycznej korespondencji przez użytkownika końcowego realizowany jest na kilka sposobów.

Najbardziej wygodny sposób dostępu wiąże się z wykorzystaniem przeznaczonej dla MS Outlook wtyczki. W ten sposób wszystkie zalety systemu archiwizacji zintegrowane zostały z podstawowym narzędziem do zarządzania pocztą. Wtyczka zapewnia natychmiastowy dostęp do archiwum z zachowaniem świetnie znanej każdemu użytkownikowi struktury folderów. Z tego samego poziomu dostępne jest też pełnotekstowe, bardzo szybkie wyszukiwanie, a także możliwość odzyskania wiadomości z archiwum jednym kliknięciem myszy. Oczywiście samą instalację dodatku do Outlooka można zrealizować za pomocą GPO.

Czytaj więcej: http://www.it-professional.pl/testy/artykul,9764,mailstore-server-archiwizacja-e-maili-dla-msp.html