Rośnie znaczenie archiwizacji poczty elektronicznej jako elementu cyberodporności

Wiadomości e-mail są jednym z najbardziej wartościowych i autentycznych zasobów informacyjnych naszych czasów. W trakcie pandemii wykorzystanie poczty elektronicznej wzrosło wykładniczo, a cyfryzacja i zdalna praca stały się podstawą zapewniania ciągłości biznesowej. Portal Statista szacuje, że w 2020 r. każdego dnia wysyłano i odbierano około 306,4 mld wiadomości e-mail. Liczba ta ma wzrosnąć do ponad 376,4 mld do 2025 roku.

Poczta elektroniczna jest istotną częścią codziennej pracy i komunikacji w każdej firmie. Wiadomości zawierają dużą ilość krytycznych dla biznesu informacji, takich jak umowy, faktury, dane osobowe czy zamówienia zakupu. Utrzymanie ich stałej dostępności ma kluczowe znaczenie – utrata wpłynęłaby na zakłócenie działalności, a nawet mogłaby zagrozić reputacji firmy lub wręcz jej istnieniu, w zależności od skali utraconych danych.

Istnieje wiele przyczyn utraty danych z poczty elektronicznej. Należą do nich: złośliwa działalność wewnątrz firmy, błędy ludzkie (zazwyczaj usunięcie wiadomości e-mail przez pracowników), cyberataki, klęski żywiołowe lub inne niekontrolowane przyczyny, takie jak pożar w budynku firmy. Istnieje również ryzyko związane z czynnikami zewnętrznymi, np. zakłócenia działalności biznesowej spowodowane przez dostawców usług w chmurze, których usługi mogą zostać wstrzymane z powodu problemów technicznych.

Aby sprostać tym wyzwaniom i zminimalizować ryzyko, firmy coraz częściej sięgają po koncepcję cyberodporności, która staje się coraz ważniejsza wraz z postępującą cyfryzacją. Zagadnienie to odnosi się nie tylko do koncepcji i środków ochrony przed cyberatakami, ale także do zarządzania ciągłością biznesową. Wymaga zdefiniowania strategii, działań i procesów, które w sytuacji awaryjnej, gdy np. w ramach cyberataku pokonany zostanie firewall, zapobiegną zakłóceniu pracy firmy lub umożliwią jej jak najszybsze wznowienie.

Disaster Recovery jako element zarządzania ciągłością działania

Ważną częścią zarządzania ciągłością działania są mechanizmy Disaster Recovery, obejmujące zabezpieczanie i odtwarzanie niezbędnej infrastruktury technicznej, czyli krytycznych dla biznesu danych oraz wszystkich sieci i systemów informatycznych. Cennym wsparciem w tym zakresie jest wykorzystanie kopii zapasowych (backup) oraz archiwizacji poczty elektronicznej.

Kopie zapasowe przechowują firmowe dane z momentu, w którym zostały zabezpieczone. Dzięki temu w przypadku awarii możliwe jest przywrócenie podzbiorów danych lub całych systemów czy serwerów. Jednak wolumeny kopii zapasowych odzwierciedlają tylko te dane, które istniały w momencie tworzenia backupu. Zmiany dokonane po jego utworzeniu nie są rejestrowane. Oznacza to, że kopie zapasowe muszą być wykonywane regularnie – z uwzględnieniem kosztów i korzyści – tak aby były jak najbardziej aktualne.

Archiwizacja poczty elektronicznej zapewnia stały dostęp do e-maili, niezależnie od sytuacji

Oprócz regularnego tworzenia kopii zapasowych, zaleca się stosowanie profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że wiadomości e-mail – wciąż najważniejsze medium komunikacyjne – zawierają dużą liczbę krytycznych dla działalności biznesowej dokumentów, ważne jest, aby zachować do nich dostęp, nawet w przypadku awarii serwera pocztowego lub innej przyczyny utraty dostępu.

Niezależne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej może pomóc w zachowaniu krytycznych dla biznesu wiadomości e-mail i uprościć ich odzyskiwanie, dzięki czemu cały wolumen danych o nich jest bezpiecznie przechowywany w archiwum i pozostaje dostępny np. do operacji wyszukiwania i odzyskiwania. Nawet w przypadku katastrofy, po której serwer poczty elektronicznej musi zostać przywrócony z kopii zapasowej i przez pewien cenny czas nie jest dostępny, pracownicy mogą uzyskać dostęp do wysłanych i otrzymanych wcześniej e-maili. Ponadto rozwiązanie do archiwizacji może uprościć procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania wiadomości z serwera poczty elektronicznej. Utrzymywanie na nim niewielkiej ilości danych oznacza, że proces tworzenia kopii zapasowej będzie wymagał mniej czasu i pojemności pamięci masowej, a po wystąpieniu awarii będzie można szybciej przywrócić serwer do pracy.

Zarówno archiwizacja poczty, jak i rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, są niezbędne dla zachowania ciągłości działania firmy, ale nie wykluczają się wzajemnie. Z reguły strategia tworzenia backupu służy do ochrony danych (w idealnym przypadku także samego archiwum poczty elektronicznej) w perspektywie średnio- i krótkoterminowej, a w razie potrzeby umożliwia odtworzenie tych informacji.

Rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej, jeśli jest włączone do strategii tworzenia kopii zapasowych, umożliwia przechowywanie wiadomości e-mail w ich oryginalnym stanie przez wiele lat. Stosując oba rozwiązania razem, firmy mają zapewnione zwiększenie odporności na cyberzagrożenia w całym swoim środowisku IT.

Archiwizacja zapewnia zgodność z przepisami

Jednym z głównych celów stosowania przez firmy archiwizacji wiadomości e-mail jest konieczność spełnienia wymogów regulacyjnych. Infrastruktura IT przedsiębiorstw zawiera ogromną ilość krytycznych informacji biznesowych, a niektóre z nich mogą istnieć wyłącznie w poczcie, dlatego tak ważne jest jej bezpieczne przechowywanie.

Należy pamiętać, że każdy kraj ma specyficzne standardy zgodności i przepisy. Ponadto silnie regulowane branże, takie jak ochrona zdrowia, finanse czy organizacje rządowe, mają szczególnie surowe przepisy dotyczące zgodności i muszą przechowywać większość danych w oryginalnym formacie przez wiele lat. Jednak wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wagi archiwizacji swoich wiadomości e-mail i nie posiada strategii zarządzania pocztą elektroniczną.

Nieprzestrzeganie przepisów i wymogów zgodności może mieć poważne konsekwencje prawne i skutkować grzywnami. Może prowadzić nawet do sporów cywilnych, w których właściciele danych będą dochodzić swoich praw na mocy unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Można tego uniknąć, korzystając z profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej, które zostało poddane audytowi i uzyskało certyfikat zgodności z RODO w zakresie przechowywania wiadomości e-mail.

Możliwość użycia wraz z istniejącymi narzędziami współpracy

Rozwiązania archiwizacyjne zapewniają też, że wszystkie wiadomości e-mail, w tym załączniki do plików, są przechowywane w całości w sposób odporny na manipulacje, dzięki czemu są kopią 1:1 w stosunku do oryginału. Jednak wiele firm, które decydują się na bazujące na chmurze zintegrowane narzędzia cyfrowej współpracy i pakiety produktywności, takie jak Google Workspace lub Microsoft 365, może nie widzieć potrzeby stosowania dodatkowych rozwiązań ochronnych.

Na przykład Google Vault (natywne narzędzie do zarządzania danymi w Google Workspace) może nie spełniać wymogów zgodności z profesjonalnym systemem archiwizacji wiadomości w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa dotyczących profesjonalnego zarządzania wiadomości e-mail. Wdrożenie niezależnego rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy, kompatybilnego z Google Workspace, ma zatem kluczowe znaczenie dla wykorzystania najważniejszych funkcji narzędzia do współpracy, zapewniając bezpieczeństwo wiadomości e-mail i możliwość ich bezpiecznego przywrócenia w razie potrzeby.

Wnioski

Profesjonalna archiwizacja poczty elek­tronicznej może mieć kluczowe znaczenie dla utrzymania ciągłości działania biznesu i wno­si istotny wkład w koncepcję cyberodporności przedsiębiorstwa. Zapewnia również zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przecho­wywania informacji krytycznych. Jest bar­dzo cennym filarem stanowiącym podstawę strategii zarządzania danymi.

Archiwizacja poczty od profesjonalistów

MailStore Software GmbH w Viersen koło Düsseldorfu w Niemczech jest spółką zależną firmy OpenText Security Solutions i jednym z wiodących na świecie dostawców rozwiązań do archiwizacji poczty elektronicznej. Jej flagowym produktem jest MailStore Server. Ponad 80 tys. firm, organów publicznych i instytucji edukacyjnych z ponad 100 krajach zaufało produktom tego niemieckiego specjalisty.

– Jako reseller często rozmawiamy z klien­tami na temat backupu, ale brakowało nam w portfolio dobrego rozwiązania do sprawnej archiwizacji poczty – mówi Dariusz Maroń, właściciel firmy Servcomp. – MailStore do­skonale wpisuje się w tę potrzebę i cieszy się dużym zainteresowaniem. Łatwa i szybka im­plementacja tego rozwiązania oraz przystępna cena przekładają się na dużą sprzedaż.

Ponadto, firma MailStore Software GmbH oferuje MailStore Service Provider Edition (SPE)  rozwiązanie dla dostawców usług zarządzanych, na którym na całym świecie polega ponad 1000 firm MSP, oferując swoim klientom archiwizację poczty elektronicznej w formie usługi. W portfolio znajduje się też bezpłatne narzędzie MailStore Home dla użytkowników indywidualnych, które umożliwia bezpłatną archiwizację ich prywatnych wiadomości e-mail. MailStore Home jest obecnie używany przez ponad milion użytkowników.

CRN: https://crn.pl/artykuly/rosnie-znaczenie-archiwizacji-poczty-elektronicznej-jako-elementu-cyberodpornosci/