Szyfrowanie plików i wiadomości email: przewodnik dotyczący zabezpieczenia poufnych informacji

W dzisiejszych czasach ważne i poufne informacje są stale przesyłane za pomocą różnych urządzeń elektronicznych i sieci. Niezależnie od tego, czy są to dane osobowe, finansowe czy biznesowe, muszą być one dobrze zabezpieczone i chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Jednym z najskuteczniejszych sposobów na to jest szyfrowanie.

Szyfrowanie to proces konwersji zwykłego tekstu lub danych do nieczytelnego formatu za pomocą algorytmu szyfrowania, który rozczytać może tylko osoba posiadająca specjalny klucz. Jest to gwarancja że jeśli plik lub email zostaną przechwycone przez nieupoważnionych odbiorców, nie będą oni mogli odczytać informacji.

W cyberbezpieczeństwie szyfrowanie odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu poufności, integralności i autentyczności danych. W codziennym życiu natomiast wykorzystuje się je w celu ułatwień: jest ono stosowane w transakcjach online w celu ochrony informacji finansowych czy w aplikacjach do przesyłania wiadomości aby chronić je przed odczytaniem przez nieautoryzowanych użytkowników.

Po co szyfrować pliki i wiadomości?

Szyfrowanie danych przez pracowników jest ważne, ponieważ mogą one zawierać poufne informacje nieprzeznaczone dla użytkowników spoza organizacji. Proces ten dodaje kolejną warstwę zabezpieczeń w celu ochrony przed zabezpieczeniami. Szyfrowanie daje pewność, że nawet jeśli informacje zostaną przechwycone przez niepowołane ręce, są one nieczytelne i bezużyteczne, co zapobiega wyciekowi wrażliwych danych.

Zabezpieczanie w ten sposób zasobów staje się coraz ważniejsze dla firm ze względu na konieczność zachowania zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych i prywatności takimi jak RODO, PCI-DSS czy HIPAA. Tego rodzaju regulacje nakładają na organizacje obowiązek podjęcia kroków w celu ochrony wrażliwych danych, a niestosowanie się do nich może skutkować karami prawnymi i finansowymi. Szyfrowanie wiadomości i plików może uchronić ludzi i przedsiębiorstwa przed różnymi cyberzagrożeniami takimi jak kradzież tożsamości czy oszustwa finansowe oraz zapewnia poufność i integralność danych.

Jak szyfrować pliki?

Oto kilka kroków, jak zabezpieczyć pliki:

• Zidentyfikuj plik, który chcesz zaszyfrować: może być to dowolny dokument, zdjęcie, wideo itd.,
• wybierz oprogramowanie do szyfrowania. Dostępne są różne narzędzia wraz z wbudowanymi funkcjami w systemach Windows i MacOS. Kontynuuj jego instalację,
• przejrzyj plik, który chcesz zaszyfrować przy pomocy zainstalowanego oprogramowania,
• wybierz algorytm szyfrowania według swoich potrzeb spośród propozycji podanych w narzędziu,
• narzędzie poprosi Cię o utworzenie hasła, które będzie używane do szyfrowania i rozszyfrowywania pliku. Pamiętaj aby wybrać silną i bezpieczną kombinację znaków,
• po wybraniu hasła rozpocznij proces szyfrowania w zainstalowanym narzędziu. Czas potrzebny na ten proces może różnić się w zależności od wybranego algorytmu i wielkości pliku,
• po zakończeniu szyfrowania plik zostanie zapisany z nowym rozszerzeniem.

Wykonując te czynności możesz zakodować swoje poufne informacje i chronić je przed nieautoryzowaniem i przechwyceniem.

Jak szyfrować emaile?

Zabezpieczanie wiadomości email w ten sposób to kolejny sposób na ochronę ważnych informacji. Oto jak wygląda ten proces:

• po wybraniu narzędzia do szyfrowania wiadomości należy je zainstalować i skonfigurować do pracy z kontem email, wykonując czynności opisane w dokumentacji,
• następnie utwórz wiadomość w zwykły sposób. Tworząc emaila można zaszyfrować ją za pomocą wybranego przez siebie narzędzia. Wiąże się to z zaznaczeniem opcji kodowania oraz wybraniem klucza publicznego odbiorcy. Taki wybór zapewni, że odbiorca będzie mógł odczytać wiadomość przy użyciu swojego klucza prywatnego.

Po zaszyfrowaniu wiadomości można wysłać ją w zwykły sposób. Odbiorca będzie musiał posiadać odpowiednie dane, aby wyświetlić jej zawartość.

Szyfrowanie plików i wiadomości email to kluczowe rozwiązanie do ochrony poufnych informacji przed nieautoryzowanym dostępem, przechwyceniem czy manipulacją. Wykonując czynności opisane powyżej, zyskasz pewność że dane są zabezpieczone przy użyciu silnych algorytmów i haseł, a poufne informacje chronione.

Fortra to produkt, której jedno z rozwiązań ClearSwift Secure E-Mail Gateway  stanowi istotną warstwę zabezpieczeń, która maksymalizuje ochronę plików i wiadomości.

Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z Damianem Gołuchem, który jest opiekunem Fortry w Bakotechu.